Kein Chaos mehr im digitalen Posteingang

Nach jedem Urlaub offenbart sich das absolute Chaos in meinem digitalen Posteingang. E-Mails über E-Mails, Spam und Terminanfragen. Da ist die Überforderung am ersten Tag bereits vorprogrammiert. Folgende Tipps und Tricks bringen Licht ins Dunkel.

Beitragsbild digitaler Posteingang

Quelle: pixabay.com von hamonazaryan1

Das große Problem unserer täglichen Büroarbeit: zu viele E-Mails

Ein alarmierender Trend führt sich sicher auch 2018 fort: in den letzten Jahren hat sich die Flut an E-Mails mehr als verdoppelt. Viele schaffen es einfach nicht die Menge zu bearbeiten, stagnieren und ignorieren schlussendlich das Chaos im Posteingang. Doch das beruhigt nicht gerade die Nerven und wichtiges kann schnell übersehen werden.

5 Tipps für einen übersichtlichen Posteingang

1. Starten Sie mit einem leeren Posteingang

Wenn Sie viele Nachrichten im Eingang haben, z.B. nach dem Urlaub, macht es keinen Sinn sich da durch zu quälen. Legen Sie daher einfach einen Ordner direkt unter dem Posteingang an (z.B. Archiv) und verschieben Sie alle E-Mails in diesen Ordner. Das geht einfach indem Sie gleichzeitig STRG + a drücken. Damit werden alle Ihre Emails markiert. Dann einfach auf die rechte Maustaste drücken und verschieben wählen. Nun genießen Sie die wohltuende Leere.

2. Zeit nehmen für Ihre digitale Post

Oftmals wird die Bearbeitung von Mails  zwischendurch erledigt. Räumen Sie für das Bearbeiten der Emails an ihrem Tag feste Zeiten ein. Es sollten zwei bis max. drei Blöcke dafür terminiert werden. Das Ergebnis ist ja allgemein bekannt. Optimal sind Zeiten, in denen Ihre Konzentrationskurve nachlässt, zum Beispiel am frühen Vormittag oder kurz vor Feierabend.

Struktur ist die halbe miete

3. Strukturierte Bearbeitung der Mails

  • Löschen Sie E-Mails, die Sie nicht benötigen (Spam, Werbung)
  • Leiten Sie sofort E-Mails an Kollegen weiter, die Sie nicht betreffen
  • Archivieren Sie sofort wichtige E-Mails
  • Erledigen Sie alles sofort, wenn es nicht länger als 5 Minuten dauert
  • Terminieren Sie E-Mails, die nicht sofort bearbeitet werden können. Verschieben Sie diese dafür in Ihre Aufgabenliste.

4. Keine komplizierten Ordnerstrukturen

Digitale Ablagesysteme mit vielen Unterordnern kosten Zeit bei der Archivierung. Gewöhnen Sie sich daher daran grobere Strukturen zu nutzen. Projekte können z.B. in einem Ordner abgelegt werden und brauchen keine spezifischen Unterordner. Wenn etwas gesucht wird nutzt man dafür die Suchfunktion oder kann nach Datum, Absender oder Betreff suchen.

5. Posteingang nach Regeln sortieren

Jede E-Mail die tatsächlich weniger im Posteingang landet, verringert den Stresspegel. Regel zum sofortigen Wegsortieren von bestimmten E-Mails, wie z.B. Newsletter oder E-Mails von bestimmten Absendern sind daher absolut essentiell. Unter dem Menüpunkt Regeln und Benachrichtigungen können unterschiedliche Regeln angelegt und verwaltet werden.

Aller Anfang ist schwer, aber versuchen Sie sich konsequent an die Tipps zu halten. Das Ziel sollte es sein, jede E-Mail nur noch einmal zu bearbeiten. Die Challenge ist eröffnet.

Weitere Bürotipps entnehmen Sie hier.

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2 Gedanken zu “Kein Chaos mehr im digitalen Posteingang

    • Julia Heidenreich schreibt:

      Lieber Detlef, die Tipps habe ich mir selber gleich zu Herzen genommen und bin sehr froh darüber. Es ist doch ein ganz anderes Arbeiten, wenn der Posteingang nicht aus allen Nähten platzt.

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