Nach jedem Urlaub offen­bart sich das abso­lu­te Chaos in mei­nem digi­ta­len Post­ein­gang. E‑Mails über E‑Mails, Spam und Ter­min­an­fra­gen. Da ist die Über­for­de­rung am ers­ten Tag bereits vor­pro­gram­miert. Fol­gen­de Tipps und Tricks brin­gen Licht ins Dunkel.

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Das große Pro­blem unse­rer täg­li­chen Büro­ar­beit: zu viele E‑Mails

Ein alar­mie­ren­der Trend führt sich sicher auch 2018 fort: in den letz­ten Jah­ren hat sich die Flut an E‑Mails mehr als ver­dop­pelt. Viele schaf­fen es ein­fach nicht die Menge zu bear­bei­ten, sta­gnie­ren und igno­rie­ren schluss­end­lich das Chaos im Post­ein­gang. Doch das beru­higt nicht gera­de die Ner­ven und wich­ti­ges kann schnell über­se­hen werden.

5 Tipps für einen über­sicht­li­chen Posteingang

1. Star­ten Sie mit einem lee­ren Posteingang

Wenn Sie viele Nach­rich­ten im Ein­gang haben, z.B. nach dem Urlaub, macht es kei­nen Sinn sich da durch zu quä­len. Legen Sie daher ein­fach einen Ord­ner direkt unter dem Post­ein­gang an (z.B. Archiv) und ver­schie­ben Sie alle E‑Mails in die­sen Ord­ner. Das geht ein­fach indem Sie gleich­zei­tig STRG + a drü­cken. Damit wer­den alle Ihre Emails mar­kiert. Dann ein­fach auf die rech­te Maus­tas­te drü­cken und ver­schie­ben wäh­len. Nun genie­ßen Sie die wohl­tu­en­de Leere.

2. Zeit neh­men für Ihre digitale Post

Oft­mals wird die Bear­bei­tung von Mails  zwi­schen­durch erle­digt. Räu­men Sie für das Bear­bei­ten der Emails an ihrem Tag feste Zei­ten ein. Es soll­ten zwei bis max. drei Blö­cke dafür ter­mi­niert wer­den. Das Ergeb­nis ist ja all­ge­mein bekannt. Opti­mal sind Zei­ten, in denen Ihre Kon­zen­tra­ti­ons­kur­ve nach­lässt, zum Bei­spiel am frü­hen Vor­mit­tag oder kurz vor Feierabend.

Struk­tur ist die halbe miete

3. Struk­tu­rier­te Bear­bei­tung der Mails

• Löschen Sie E‑Mails, die Sie nicht benö­ti­gen (Spam, Werbung)
• Lei­ten Sie sofort E‑Mails an Kol­le­gen wei­ter, die Sie nicht betreffen
• Archi­vie­ren Sie sofort wich­ti­ge E‑Mails
• Erle­di­gen Sie alles sofort, wenn es nicht län­ger als 5 Minu­ten dauert
• Ter­mi­nie­ren Sie E‑Mails, die nicht sofort bear­bei­tet wer­den kön­nen. Ver­schie­ben Sie diese dafür in Ihre Aufgabenliste.

4. Keine kom­pli­zier­ten Ordnerstrukturen

Digitale Abla­ge­sys­te­me mit vie­len Unter­ord­nern kos­ten Zeit bei der Archi­vie­rung. Gewöh­nen Sie sich daher daran gro­be­re Struk­tu­ren zu nut­zen. Pro­jek­te kön­nen z.B. in einem Ord­ner abge­legt wer­den und brau­chen keine spe­zi­fi­schen Unter­ord­ner. Wenn etwas gesucht wird nutzt man dafür die Such­funk­ti­on oder kann nach Datum, Absen­der oder Betreff suchen.

5. Post­ein­gang nach Regeln sortieren

Jede E‑Mail die tat­säch­lich weni­ger im Post­ein­gang lan­det, ver­rin­gert den Stress­pe­gel. Regel zum sofor­ti­gen Weg­sor­tie­ren von bestimm­ten E‑Mails, wie z.B. News­let­ter oder E‑Mails von bestimm­ten Absen­dern sind daher abso­lut essen­ti­ell. Unter dem Menü­punkt Regeln und Benach­rich­ti­gun­gen kön­nen unter­schied­li­che Regeln ange­legt und ver­wal­tet werden.

Aller Anfang ist schwer, aber ver­su­chen Sie sich kon­se­quent an die Tipps zu hal­ten. Das Ziel soll­te es sein, jede E‑Mail nur noch ein­mal zu bear­bei­ten. Die Chall­enge ist eröffnet.

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